• ホール

  世界水準の音響と学術会議機能を備えたホールです。ホールご使用の際は控室をすべてお使いいただけます。

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• 会議室

  会議室は3室あり、仕切りの有無により小会議室または大会議室として使用できます。

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• 応接室

  応接室としての使用のほか、少人数の会議等にもご使用いただけます。

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• 休館日

  火曜日、本学創立記念日（6月22日）、年末年始（12月29日～1月3日）、大学入学共通テストおよび一般入試実施日

  ※上記のほか、設備点検等のため臨時に休館する場合があります。

• 貸出時間区分

  午前	午後	夜間	午前～午後	午後～夜間	全日
  9:30 ～ 12:00	13:00 ～ 17:00	18:00 ～ 21:30	9:30 ～ 17:00	13:00 ～ 21:30	9:30 ～ 21:30

  ※貸出時間には入館手続き、準備・設営、撤収及び原状回復、退館手続きに要するすべての時間を含みます。
  ※使用時間がこの表に定める貸出時間に満たない場合においても、使用料の時間割計算は行いません。

  ◆ 開館前延長時間区分

  当会館の開館時間は9:30です。これより早い時間からの使用を希望する場合は開館前延長の申込が必要です。

  前延長①	前延長②	前延長③
  7:30 ～ 9:30	8:00 ～ 9:30	8:30 ～ 9:30

  ※別途使用料がかかります。詳しくはお問合せください。

• 料金表

  施設使用料金表・付帯設備使用料金表

• 施設使用料について

  使用料は基本料金と維持管理費の合計を指し、それぞれ以下の料金を含みます。

  使用料	基本料金	施設及び基本設備にかかる料金
  	維持管理費	光熱水料、空調使用料、清掃費

• 付帯設備使用料について

  最終ご使用日退館時に付帯設備使用料を確定し、後日請求いたします。

  ※施設使用料金表・付帯設備使用料金表に掲載のない設備は無料です。

国立大学法人東北大学百周年記念会館の管理運営及び使用については以下の規程によります。
国立大学法人東北大学百周年記念会館規程

• 使用申込

  ▼

• 選定会議

  ▼

• 許可書発行

  ▼

• 請求書発行

  ▼

• 事前打ち合わせ

  ▼

• ご使用日当日

• 1. お申し込み前にご確認ください。

  • ◆ 使用申込書の受付時期について

    当面の間、ご使用を希望する月の12ヶ月前の月の初日からご使用日の2ヶ月前まで受付します。
    （２ヶ月前の月の初日が休館日の場合はその直後の開館日より受付）
    ※学外団体様の仮予約は受付しておりませんので、使用申込書をご提出ください。

  • ◆ 空き状況

    空き状況ページにてご希望の日程が申込可能かどうかご確認ください。

  • ◆ 受付期間について

    毎月1日～15日を前半、16日～末日を後半の期間に分け受付を行います。先着順ではございません。
    必要書類に不備や不足がある場合は次の期間へ受付を繰り越しとなります。余裕をもってお申込みください。

  • ◆ 競合について

    受付期間内に同じ日程を希望する申込が複数あった場合には競合となります。
    競合となりましたら第二希望以降の日程を確認させていただき、選定会議にて使用可否と併せて審議し、
    結果をご連絡いたします。

  • ◆ ご使用の際の注意点

    ご使用上の注意事項をご確認ください。　ご使用日当日

    併せて当会館の感染症対策・運用ルールを必ずご確認ください。

• 2. 使用申込書の入力について

  「東北大学百周年記念会館使用申込書兼許可書」にご入力のうえ、Eメールまたは郵送にて提出してください。

  • Eメールでの提出する場合

    東北大学百周年記念会館使用申込書兼許可書（付帯設備備品使用申込書含む）（Excel）

    ※一部機能が失われますのでスプレッドシートでの作成はご遠慮ください。お手数ですが、エクセルで作成しメール添付で提出をお願いします。

  • 郵送での提出する場合

    東北大学百周年記念会館使用申込書兼許可書（付帯設備備品使用申込書含む）（PDF）

  • 記入例

    東北大学百周年記念会館使用申込書兼許可書（付帯設備備品使用申込書含む）　記入例

• 3. 必要書類をご用意ください。

  • 団体概要または催事概要

  選定会議で許可・不許可の審議を行う際の資料となりますので必ずご用意ください。
  書類が不足している場合はお申込みを受付できません。

• 4. 使用申込書と必要書類をご提出ください。

  • Eメールでの提出

    hagihall * grp.tohoku.ac.jp （送信の際は「 * 」を「@」に変換してください）

  • 郵送での提出

    〒980-8576 宮城県仙台市青葉区川内40
    東北大学百周年記念会館川内萩ホール事務室

• 個人情報の取扱いについて

  東北大学百周年記念会館のご利用にあたりご提供いただきました個人情報は、法令に基づく場合を除き、使用者との連絡、許可書等の発行手続き及び使用料等の請求のみに使用します。

• 内容

  申込み内容および提出資料を基に申込の許可・不許可を審議します。
  不承認となった場合を除き個別の連絡は行っておりません。また、審議内容についてはお伝え出来ませんので、
  あらかじめご了承ください。

• 開催時期

  月2回

• 使用許可書発行

  現在の運用ルールでは、特に申し出がない場合は使用申込書の団体住所に使用日の1か月前を目安に使用許可書を郵送します。
  使用許可書は使用当日の入館手続き時に提示が必要です。大切に保管してください。

• 施設使用料について

  • 現在の運用ルールでは使用日の1か月前を目安に施設使用料の請求書を催事担当者あてEメールで送付します。
    施設使用料は原則前納です。期日までの入金にご協力をお願い致します。

    
    

    ※2024年10月より、請求書の郵送は行わないこととなりました。ご理解、ご協力の程よろしくお願いいたします。

• 付帯設備使用料について

  付帯設備使用料は最終ご使用日に付帯設備使用数を確定となりますので、後日、Eメールにて請求書を送付いたします。

• 事前打ち合わせ日程

  ご使用初日の2か月前から1か月前までに事前打ち合わせを行います。
  時期が来たらご連絡しますので、ご都合の良い日時をお知らせください。

• 事前打ち合わせ内容

  • 入館、退館、および施設のご使用方法について
  • 非常時の避難誘導について
  • 各使用日の進行について
  • 会場の使用備品やセッティングについて
  • 照明、音響関係について
  • 進入車両について
  • 物品の展示・販売その他公演に関することについて

• 物品販売を行う場合

  館内で物品販売を行う場合は申請が必要です。希望する場合は物品販売計画書にご記入のうえご提出ください。
  なお、催事に直接関連する物品に限り、館内指定場所にて販売が可能です。
  物品販売計画書(Excel)

• 裸火の使用又は危険物品の持込み、水溶性スモークマシンの使用

  裸火の使用又は危険物品の持込みをする場合は仙台市青葉消防署へ届出が必要です。
  危険物品持込承認申請書にご記入のうえ、事務室へご提出ください。学内で決裁後申請書をお返ししますので、仙台市青葉消防署へご提出ください。消防署で承認を得た後、申請書の副本（原本）を事務室に提出してください。
  水溶性スモークマシンを使用する場合は水溶性スモークマシン申請書を作成し、事務室に提出してください。
  危険物品持込承認申請書（正／副）(Word)
  水溶性スモークマシン使用申請書(Word)

• 署名、募金等の活動を行う場合

  会館内で署名、募金等の活動を行う場合は以下の書式例をもとに届出書を作成しご提出ください。
  内容について選定会議にて審議を行います。
  【書式例】催事に伴う署名活動の実施について(Word)
  【書式例】催事に伴う募金活動の実施について(Word)

• 変更に届出が必要な項目

  施設使用日の追加、施設使用時間の変更、本番時間の変更、責任者の変更、入場料の変更

• 変更を受付可能な期間

  ※当面の間、使用初日の2か月前まで

• 変更届の流れ

  • メールまたは電話にてご連絡ください。変更の申込についてご案内いたします。
  • 使用申込と同様、選定会議にて許可・不許可の審議を行います。
  • 選定会議の結果をもとに変更許可書を発行いたします。

• 取止めを受付可能な期間

  ※当面の間、使用初日の2か月前まで

• 使用取止めの流れ

  メールまたは電話にてご連絡ください。

• 入館手続きについて

  • 使用許可書（原本）をご用意のうえ事務室までお越しください。使用施設のカギを貸出いたします。
  • 入館手続き前に貸出施設への立入りや荷物の搬入はできません。

• ご使用時間内の注意点

  • ホールおよびホワイエは飲食禁止です。
  • ゴミはすべてお持ち帰りください。
  • ピアノの調律は行っておりません。使用時間内での調律を使用者が手配してください。
  • 貸出カギは、責任をもって管理をお願いします。紛失された場合は実費負担にて交換となります。
  • 荷物や貴重品の紛失・盗難等については、当会館は一切責任を負いかねます。
  • 災害等発生時の避難誘導については、当会館との打合せのうえ十分なご協力をお願いいたします。
  • 事務室での宅配便やケータリング、花束の受取等及び荷物の保管はお受けできません。
  • 当会館を含む東北大学キャンパス内は全面禁煙となっています。
  • 駐輪場はございません。
  • 不測の事故及び災害の場合は、催事を中止していただくことがございます。この場合における損害の補償はいたしません。

• 退館手続きについて

  • 各使用施設ごとに原状回復・施錠および関係者全員退出のうえで係員の確認を受けてください。
  • 使用許可時間内に退館が完了しなかった場合は時間外使用料が発生します。

• 次のいずれかに該当する場合には、許可書発行後または使用中においても使用をお断りまたは中止していただきます。

  • 使用者が、その使用権を第三者に譲渡又は転貸した場合
  • 使用申込書の記載事項に偽りがあった場合
  • 申込時の使用目的または使用方法に著しい変更があった場合
  • 法令に違反する行為があった場合
  • 騒音又は臭気等でほかに迷惑を及ぼし、かつ係員の指示に従わない場合
  • 風紀上または管理上、使用続行が不適当であると館長が判断した場合