2　公文書室は、前項の規定に基づき受け入れた特定歴史公文書等について、次に掲げる措置を施した上で、原則として受入れから1年以内に排架を行うものとする。

3　公文書室は、特定歴史公文書等の利用が円滑に行われるようにするため、前項第3号に規定する事前審査の方針を定めるものとする。

2　公文書室は、前項の規定に基づき受け入れた特定歴史公文書等について、寄贈又は寄託をした者の希望に応じ、利用の制限を行う範囲及びこれが適用される期間を定めた上で、前条第2項各号(第3号を除く。)に掲げる措置を施し、原則として受入れから1年以内に排架を行うものとする。

2　公文書室は、書庫について、温度、湿度、照度等を適切に管理するとともに、防犯、防災、防虫等のための適切な措置を講ずるものとする。

3　公文書室は、特定歴史公文書等のうち電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)については、その種別を勘案し、当該特定歴史公文書等を利用できるようにするために媒体変換その他の必要な措置を講ずるよう努めなければならない。

4　公文書室は、特定歴史公文書等について、識別番号を付するものとする。

2　公文書室は、前項に規定する目録の記載に当たっては、法第16条第1項第2号イ若しくはロに掲げる情報又は同項第4号の条件に係る情報は記載しないものとする。

3　公文書室は、第1項の目録を閲覧室に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用等により公表しなければならない。

2　公文書室は、利用請求の円滑化及び効率化を図るため、利用請求書の標準様式等を作成し、閲覧室に備えておくとともに、インターネットの利用等により公表するものとする。

3　第1項の提出の方法は、次の各号のいずれかによる。この場合において、第2号の方法において必要な送料は、利用請求をする者が負担するものとする。

4　前項第2号及び第3号に定める方法による利用請求については、利用請求書が公文書室に到達した時点で請求がなされたものとみなす。

5　公文書室は、利用請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求をした者(以下「利用請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。

2　公文書室は、利用請求に係る特定歴史公文書等が前項第1号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書等が法人文書として作成又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書等に法第11条第5項の規定による意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。

3　公文書室は、前項において時の経過を考慮するに当たっては、利用制限は原則として作成又は取得されてから30年を超えないものとする考え方を踏まえるものとする。

2　前項に規定する区分は、次の各号に掲げる特定歴史公文書等の種類に応じ、当該各号に掲げる方法により行う。

2　第10条第3項第2号又は第3号に定める方法により利用請求をする場合には、当該利用請求をする者は、前項の規定にかかわらず、同項第1号及び第2号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの及びその者の住民票の写し又はその他のその者が当該複写したものに記載された本人であることを示すものとして公文書室が適当と認める書類(利用請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)を公文書室に提出すれば足りる。

2　公文書室は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書等の利用をさせようとする場合であって、当該情報が独立行政法人等情報公開法第5条第1号ロ若しくは第2号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、次の各号に掲げる事項を書面又は電子情報処理組織(公文書室の使用に係る電子計算機と通知等を受ける者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。)を使用する方法(以下「書面等」という。)により通知して、法第18条第2項の規定に基づく意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

3　公文書室は、第1項又は前項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書等を利用させることに反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した場合において、当該特定歴史公文書等を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、公文書室は、その決定後直ちに、当該反対意見書を提出した第三者に対し、法第18条第4項の規定に基づき利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面等により通知しなければならない。

2　利用決定においては、利用請求のあった特定歴史公文書等ごとに、次の各号に掲げる処分のいずれかを決定するものとする。

3　公文書室は、利用決定に関し、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、第1項の規定にかかわらず、同項ただし書に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、公文書室は、利用請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を通知するものとする。

4　公文書室は、利用請求に係る特定歴史公文書等が著しく大量であるため、利用請求があった日から60日以内にその全てについて利用決定をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、第1項及び前項の規定にかかわらず、利用請求に係る特定歴史公文書等のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定をし、残りの部分については相当の期間内に利用決定をすることができる。この場合において、公文書室は、利用請求があった日から30日以内(第10条第5項の規定による補正に要した日数を除く。)に、利用請求者に対し、次に掲げる事項を書面等により通知しなければならない。

2　利用決定通知書には、利用請求者が利用の方法を申し出るための書類(以下「利用の方法申出書」という。)を添付しなければならない。

3　通知は、閲覧室で行うほか、利用請求者の求めに応じ、次に掲げる方法により行うこともできる。この場合において、第1号の方法において必要な送料は、利用請求者が負担するものとする。

2　前項に規定する電磁的記録の利用の方法は、情報化の進展状況等を勘案して、利用者が利用しやすいものとする。

3　利用の方法は、利用請求者が利用請求書又は利用の方法申出書に利用の方法を記載し、公文書室に提出することにより指定するものとする。

4　利用の方法申出書は、利用決定の通知があった日から30日以内での提出を求めるものとする。ただし、利用請求者において、当該期間内に当該申出をすることができないことにつき正当な理由があるときは、この限りでない。

5　利用の方法申出書の提出の方法については、第10条第3項の規定を準用する。

2　閲覧室における特定歴史公文書等の利用に関しては、別に定めるところによる。

2　写しの交付は、次の各号に掲げる特定歴史公文書等の媒体(第7条の規定により、及び法第16条第3項の規定に基づく利用のために作成された複製物を含む。)について、当該各号に定めるものの中から公文書室が指定した方法のうち、利用請求者の希望するものについて、利用請求者から部数の指定を受けた上で実施するものとする。

3　公文書室は、利用請求者より、写しの交付を行う範囲、方法及び部数の指定を受けた場合は速やかに別に定める料金表に基づき手数料額を算定し、当該料金を利用請求者に通知するものとする。

4　公文書室は、次条に定める手数料の納付が確認されたのち、速やかに写しの交付を行うものとする。

5　写しの交付は、公文書室において行うほか、利用請求者の求めに応じ、次に掲げる方法により行うこともできる。この場合において、第1号の方法において必要な送料は、利用請求者が負担するものとする。

2　前項第2号に定める手続に必要な費用は、利用請求者が負担するものとする。

3　公文書室は、料金表を閲覧室に常時備え付けるとともに、インターネットの利用等により公表する。

2　総長は、前項の諮問をした場合は、次に掲げる者に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

3　第14条第3項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。

4　総長は、公文書管理委員会から第1項の諮問に対する答申を受けた場合は、当該答申を踏まえ、遅滞なく裁決をしなければならない。

2　公文書室は、特定歴史公文書等のデジタル画像情報をインターネットの利用により公開すること等の方法により、積極的に一般の利用に供するよう努めなければならない。

2　公文書室は、閲覧室の開室時間中、口頭、電話、書面その他の方法により、レファレンスに係る利用を希望する者の申込みを受け付けることができる。

2　特定歴史公文書等を移管した本学部局等に属する職員が前項の方法により特定歴史公文書等を利用するにあたり、公文書室の外での閲覧を希望した場合、公文書室は、第18条の規定にかかわらず、30日以内を限度として、その閲覧を認めることができる。

2　公文書室は、前項の規定にかかわらず、特に必要がある場合には、臨時に開室し又は休室することができる。この場合には、公文書室は、原則として開室又は休室の2週間前までにその旨及び理由を公表しなければならない。

3　公文書室の利用時間は午前10時から午後0時まで及び午後1時から5時までとする。ただし、特に必要がある場合には、臨時に変更することができる。この場合には、公文書室は、事前にその旨及び理由を公表しなければならない。

2　公文書室は、前項の規定に基づき特定歴史公文書等の廃棄を行った場合には、廃棄に関する記録を作成し、公表するものとする。

2　公文書室は、その職員以外の職員対し、歴史公文書等の適切な保存及び移管を確保するために必要な知識及び技能を習得させ、並びに向上させるために必要な研修の機会を与えるものとする。

3　公文書室は、前二項の研修を自ら実施することができる。この場合において、公文書室は研修の必要性を把握し、その結果に基づいて研修の計画を立てるものとする。

4　公文書室は、第1項及び第2項の研修を実施したときは、歴史公文書等の適切な保存及び移管の改善に資するため、その研修効果の把握に努めるものとする。

2　総長は、前項に規定する報告のため、必要に応じて調査を実施するものとする。

2　前項に規定する場合において、総長は、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに、その講じた措置等について、内閣総理大臣に報告しなければならない。

3　前項の場合において、総長は、同項の報告の内容を公表するものとする。

この要項は、平成23年5月31日から施行し、平成23年4月1日から適用する。

この要項は、平成24年7月9日から施行する。

この要項は、平成24年10月1日から施行する。

この要項は、平成24年11月22日から施行し、平成24年5月1日から適用する。

この要項は、平成28年4月1日から施行する。

この要項は、平成30年10月1日から施行する。

この要項は、令和元年7月1日から施行する。

この要項は、令和3年1月1日から施行する。

この要項は、令和3年7月27日から施行する。

この要項は、令和4年4月1日から施行する。